Cómo promover los eventos del nodo local
https://twitter.com/ReFiLisboa/status/1674103614069932042?s=20
Dado que los eventos son la función principal de un nodo local, es importante que los promocionen de manera efectiva, crees impulso y consigan una buena participación. Aquí les ofrecemos un resumen de algunos pasos clave que recomendamos, con un desglose más detallado a continuación.
¡Al final del día, depende de ustedes encontrar lo que funciona!
Resumen
- Anuncien el evento lo más pronto posible
- Inviten a líderes de la comunidad
- Anuncien a los ponentes y patrocinadores cada otro día
- Anuncien a los asistentes y destaquen a aquellos con pedigrí
- Hagan preguntas a la comunidad
- Última llamada a la acción (los últimos 2-3 días previos al evento), cualquier actualización logística, etc.
Siéntanse libres de modificar este flujo de trabajo como lo consideren necesario, ¡lo principal es que se corra la voz tanto como sea posible! Proporcionamos más detalles a continuación.
Canales de distribución
Usamos Twitter, LinkedIn y nuestro boletín informativo.
También tenemos un podcast en inglés y portugués que usamos para insertar pequeñas llamadas a la acción sobre los próximos eventos.
La combinación de estos canales puede ser muy poderosa. Usualmente tenemos 75 personas registradas en nuestros eventos locales, lo cual es una buena asistencia considerando que ocurren todos los meses.
¡Vamos a profundizar en los detalles!
Ahora que tienen un rápido resumen, es hora de sumergirse en los detalles de la promoción de su evento.
Anuncien el evento lo más pronto posible
No esperen hasta tener todo resuelto. Registren su evento en Lu.ma u otra plataforma solo con la información esencial:
- Título
- Fecha
- Descripción
- Foto
Pueden resolver el resto más tarde:
- Ponentes
- Catering
- Patrocinadores
- Ubicación
Hemos descubierto que tener el enlace del evento facilita mucho la obtención de ponentes, patrocinadores y una ubicación. Lo importante es conseguir registros, demostrar interés y dirigir ese interés para asegurar los recursos restantes.
https://twitter.com/ReFiLisboa/status/1674719571230744578?s=20
Inviten a líderes de la comunidad
Es importante enfocarse en líderes regenerativos de instituciones públicas, privadas y del tercer sector. No quieren a un montón de gente al azar en estos eventos, quieren a líderes comprometidos que estén trabajando hacia un mundo mejor desde un lugar de integridad e influencia.
Por supuesto, la participación comunitaria de base es esencial, pero esas personas generalmente se sienten atraídas por los líderes que respetan, y esos suelen ser los ponentes en el evento.
¡Hagan una lista corta de líderes de su comunidad a los que quieran invitar y envíenles invitaciones personalizadas!
Anuncien a los ponentes diariamente
Dado que los líderes son los actores clave para la influencia y juegan un papel significativo en la atracción de miembros de la comunidad alineados con los valores, es importante conseguir grandes ponentes y celebrarlos a medida que se incorporan.
Organizar eventos es dinámico y requiere mucha coordinación. ¡Consigan los ponentes adecuados y todo lo demás a menudo cae en su lugar!
Flujo de trabajo
- Revisen el formulario de solicitud de ponente
- Entrevisten a los posibles ponentes que no conozcan
- Contacten a los mejores y déjenles saber que han sido elegidos
- Diseñen una tarjeta de ponente usando la plantilla de Figma
- Vayan a LinkedIn
- Copien la foto de perfil
- Peguen en Figma
- Usen el plugin Remove.bg para eliminar el fondo
- Instalen el plugin Remove BG
- Vayan al sitio web de remove.bg y creen una cuenta gratuita (necesitarán confirmar su correo electrónico).
- Después pueden encontrar su API key aquí https://www.remove.bg/dashboard#api-key.
- Crear una nueva clave
- Copien en el plugin Remove BG
- Publiquen en Twitter, LinkedIn
- Envíen un correo electrónico al ponente pidiéndole que promueva en sus perfiles
https://twitter.com/sprembo/status/1674171522536046594?s=20
https://twitter.com/ReFiLisboa/status/1674103614069932042?s=20
Anuncien a los asistentes destacados
La mayoría de los eventos comunitarios no hacen esto, pero descubrimos que tener un formulario de solicitud para todos nuestros eventos es realmente poderoso. No dejen que cualquiera venga a sus eventos, insistan en encontrar a los regens más alineados con los valores en su comunidad.
Una vez que tienen a grandes personas asistiendo, es importante tomarse el tiempo para celebrar a los asistentes que se unen.
Flujo de trabajo
- Revisen las solicitudes de los invitados a través de lu.ma
- Abran su perfil de LinkedIn
- Elijan en base a una combinación equilibrada de:
- Alineación de valores
- Género / etnicidad
- Residencia (extranjero, local)
- Afinidad a Web3
- Afinidad al impacto
- Afinidad al bienestar
- Sentimiento general y descripción de su solicitud
- Acepten su solicitud
- Envíenles un correo electrónico personalizado agradeciendo
Anuncien a los patrocinadores
Cuando consigan un patrocinador, es hora de celebrar con una publicación. Algo corto y dulce como esto funciona muy bien:
https://twitter.com/ReFiLisboa/status/1626630717357826048?s=20
DESPUÉS
Poco después del evento, es importante agradecer a los asistentes, ponentes y patrocinadores. Hagan un seguimiento con algún contenido de video que ayude a compartir conocimiento y aumentar la conciencia sobre el trabajo que están realizando.
¡Capturar contenido en video puede darles material excelente para trabajar! Las fotos también funcionan…
https://www.youtube.com/watch?v=Qq0Xf4CUa30
https://twitter.com/ReFiLisboa/status/1630538531251560450?s=20
https://twitter.com/ReFiLisboa/status/1630855532558036993?s=20
Flujo de trabajo
- Crear un guion gráfico de su evento
- Qué ocurrió
- Quién dijo qué
- Destacados clave
- Llamada a la acción
- Recolectar cualquier contenido en video y foto
- Crear lo que puedan para compartir la historia e invitar a las personas al próximo evento
- Hilos de Twitter para recapitular quién asistió, qué se dijo, conclusiones importantes
- Fotos y videos
- Agradezcan a los ponentes, patrocinadores, y cualquier otra persona que apoyó
Conclusion
As you can see, there are a lot of steps involved in promoting an event—both before and after!
It’s super helpful to build a team that can support you in this work. The first person we hired at ReFi Lisboa was a part-time event organizer and social media person. She did a great job organizing all our events and promoting everything on social media in 10-20 hours per week!
Here’s the job description we used:
Conclusión
Como pueden ver, hay muchos pasos involucrados en la promoción de un evento, ¡tanto antes como después!
Es muy útil construir un equipo que pueda apoyarles en este trabajo. La primera persona que contratamos en ReFi Lisboa fue una organizadora de eventos a tiempo parcial y encargada de las redes sociales. ¡Hizo un gran trabajo organizando todos nuestros eventos y promoviendo todo en las redes sociales en 10-20 horas por semana!